Abrona over consequenties aanbestedingen voor zorgorganisaties

door Corien Besamusca, projectleider bij Abrona

Abrona is een christelijke organisatie, gespecialiseerd in dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking. Aan ruim 1.800 mensen leveren we met circa 1.500 medewerkers en met inzet van 700 vrijwilligers ondersteuning bij wonen, werken en leren en bieden we dagbesteding, dagopvang, ambulante begeleiding en behandeling.

De diensten worden verspreid over 26 gemeenten in de provincie Utrecht aangeboden en aan nog twee gemeenten die net buiten de provincie vallen. Samen met alle betrokken mensen in het leven van de cliënt probeert Abrona een bijdrage te leveren aan het verwerven en behouden van een eigen plek in de samenleving. Met en voor de cliënt.

De komende jaren verandert de zorg echter ingrijpend; zowel voor de cliënt, de zorgmedewerker als voor zorgorganisaties zoals Abrona. Hervormingen zijn noodzakelijk. Op het brede terrein van jeugdzorg, Wmo en ten aanzien van werk; de participatiewet kiest het kabinet voor decentralisatie van taken naar gemeenten. Zij doet dit vanuit de redenering dat gemeenten dichtbij de burgers staan en dit het beste en ook veel efficiënter kunnen organiseren. Het kabinet wil de eigen verantwoordelijkheid van burgers vergroten, de eigen kracht versterken en meer innovatie in het aanbod van ondersteuning door gemeenten en zorgaanbieders bereiken. Daarnaast kunnen de bezuinigingen op de huidige budgetten qua prijs en volume oplopen tot wel soms wel 30%.

Abrona wordt uitgedaagd om onze positie in een sterk veranderende context opnieuw te bepalen. Daarbij is het uitgangspunt om ondanks de bezuinigingen een vorm van continuïteit in begeleiding aan de cliënten vorm te geven en hen ook in de toekomst passende zorg te kunnen bieden. We organiseren dit anders: lokaal, samen met andere partners en innovatief. Op dit moment wordt de dienstverlening van Abrona volledig gefinancierd door de AWBZ via het zorgkantoor. Vanaf 2015 zal een deel hiervan gefinancierd gaan worden door de gemeenten. Zij gaan op verschillende manieren de dienstverlening voor hun burgers inkopen. Gelukkig werken gemeenten daarin regionaal samen. We hebben bij de inkooptrajecten te maken met vijf regio’s waarvan drie regio’s gebruik maken van een vorm van bestuurlijke aanbesteding, één regio van een openbare aanbesteding en bij één gemeente is gevraagd om een nieuwe uitvoeringsorganisatie voor de buurtteams te ontwikkelen. Daarnaast zijn ook nog overgangsafspraken aan de orde voor de jaren 2015 en 2016.

Aanbestedingen voor zorg is voor Abrona een nieuwe tak van sport. Daarnaast wordt er van ons als regionale organisatie gevraagd ons lokaal te organiseren. Voor het vormgeven van het inkoopproces met gemeenten en voor het in kaart brengen van de gevolgen voor onze organisatie zijn we op zoek gegaan naar een partner die objectief en betrokken deze vernieuwing met ons wilde uitwerken. Daarom hebben wij ondersteuning gevraagd aan Bosman & Vos.

In 2013 maakten wij kennis met dit bureau dat, samen met nog drie (zorg)organisaties voor de gemeente een ontwerp gemaakt heeft voor de inrichting van de algemeen toegankelijke ondersteuning. Bosman & Vos heeft ons begeleid bij de totstandkoming van het ontwerp, de kansen in de samenwerking geduid en de uiteindelijke inschrijving verzorgd. Dit aanbestedingstraject is met succes afgerond!

Onlangs hebben we samen met Bosman & Vos aan de hand van twee workshops een voorbeeldproces van aanbesteding doorlopen. Dit om in kaart te brengen wat zo’n aanbestedingsproces van Abrona vraagt, bijvoorbeeld op het gebied van finance en control (contractbeheer per gemeente), voor de afdeling HR (denk aan het stroomlijnen van mobiliteit), maar ook als het gaat om procesbegeleiding: wie doet wat en is waarvoor verantwoordelijk tijdens het inkoopproces.

De analytische en gestructureerde werkwijze van de medewerkers van Bosman & Vos heeft ons geholpen blinde vlekken zichtbaar te maken en dwingt ons als organisatie kritisch te kijken naar onze huidige inrichting van processen en deze aan te passen waar nodig. Met deze opgedane kennis zijn wij als organisatie goed voorbereid op de komende aanbestedingen en gaan we de uitdaging voor de toekomst met vertrouwen aan!