Besluitvorming in zelfsturende teams

Veel zelforganiserende teams worstelen met de besluitvorming. Want als er geen baas meer is, wie hakt dan de knopen door? Discussies duren soms lang. Besluiten zijn vaag geformuleerd, zodat ieder er zijn eigen draai aan kan geven. Moeilijke onderwerpen worden doorgeschoven. Of men komt te gemakkelijk terug op genomen besluiten, omdat er geen echte overeenstemming was. Dit soort processen kunnen teams verlammen.

De volgende methodieken kunnen teams helpen om efficiënt en toch met voldoende diepgang en draagvlak tot besluiten te komen. Ze zijn inmiddels beproefd in vele zelfsturende teams in verschillende organisaties.

1. Spontaan
Vaak lukt het nemen van besluiten vanzelf. Een team komt al pratend vlot tot consensus. Of er wordt, als het onderwerp niet zo belangrijk is, even gestemd en de mening van de meerderheid gevolgd.

2. Democratisch en oplossingsgericht
Als consensus niet in één keer lukt en het wel belangrijk is om tot een gedeeld standpunt te komen, dan kunnen onderstaande stappen gevolgd worden, die mede ontleend zijn aan de Lewis-methode van ‘deep democracy’, zoals beschreven door Jitske Kramer. Deze methode is er op gericht om ook de wijsheid van de minderheid te benutten:

A. Vraagstelling helder krijgen.
Iemand die dit een belangrijk agendapunt vindt (de inbrenger) licht de vraagstelling toe. Anderen vragen door tot de vraag helder is. Zorg er voor dat het team bij deze vraag blijft en de zaak niet ingewikkeld gaat maken, door er van alles bij te halen.

B. Meningen, argumenten en vooral ook concrete voorstellen verzamelen:
- verschillende mensen horen (niet alleen de dominante personen)
- verzamelen (naast elkaar leggen) en niet discussiëren
- doorvragen naar concrete voorstellen

C. De meest kansrijke voorstellen in stemming brengen. 
Bij duidelijke meerderheid besluit nemen. 
Bij kleine meerderheid terug naar stap B of twee mensen vragen uit de verschillende ‘kampen’ om na de vergadering een besluit te formuleren (zie hieronder eigenaren met mandaat).

D. Besluit verrijken met de wijsheid van de minderheid. 
Vraag de minderheid, wat zij eventueel nog belangrijk vindt om toe te voegen aan het besluit, zodat zij, mede gezien de ruime meerderheid, akkoord kan gaan met het besluit (consent).

3. Eigenaren met mandaat
Vaak moet je niet met het hele team ter plekke een besluit willen nemen. Soms is een besluit te complex en moeten er eerst allerlei zaken op een rijtje worden gezet. Of het gaat om onbelangrijke zaken, waar je niet te lang met zijn allen over wil praten. Dan is het handig om aan 1 of 2 mensen (de eigenaren) te vragen om met een voorstel of liever nog, met een besluit te komen (mandateren). Om toch de mening van het gehele team voldoende mee te nemen, kun je de volgende stappen volgen:

A. Vraagstelling met elkaar helder krijgen.
B. Eén of twee teamleden vragen, die hiermee aan de slag willen (eigenaren).
C. Het team voorziet de eigenaren van input, d.w.z. het team benoemt allerlei invalshoeken, meningen en mogelijkheden.
D. Eigenaren werken uit, leggen het voorstel nog een keer voor (kan soms ook per mail) en hakken, iedereen gehoord hebbende, de knopen door.

4. Begeleiding
Soms komt een team er zelf niet goed uit. Meestal gaat het dan om een onderwerp, waarbij verschillende, moeilijk te overbruggen persoonlijke belangen spelen. Of er zijn spanningen in het team, die het gesprek bemoeilijken. In die gevallen is het raadzaam om tijdelijk begeleiding in te schakelen. 

Wellicht zijn deze tips voldoende om het teamoverleg naar een (nog) hoger plan te brengen. Maar we kunnen teams desgewenst ook trainen in deze methodiek.

Veel praktische handvatten voor teamontwikkeling vind je ook in het boek ‘Een effectief team in 3 dagdelen’.

Tenslotte maak ik je graag attent op onze training voor teamcoaches voor het geval je er nog veel meer van wil weten. 

Wil je onze complete literatuurlijst ontvangen met al onze artikelen over zelfsturende teams, stuur dan een mail naar info@bosmanvos.nl met in de onderwerp regel: literatuurlijst Bosman & Vos over Zelfsturende teams. Wij sturen dan de lijst toe.

Interesse in onze nieuwsbrief? Klik hier om aan te melden.