Consequenties aanbestedingen voor zorginstellingen - wat kan Bosman & Vos voor u betekenen?
Gemeenten krijgen de taak om via de Wmo burgers die daarop aangewezen zijn, te voorzien van de nodige begeleiding en ondersteuning. De gemeenten zullen binnen de nog vast te stellen financiële kaders invulling geven aan het beschikbaar stellen van deze ondersteuning en begeleiding.
Het beschikbaar stellen van maatwerkvoorzieningen is hier onderdeel van. Bekend is dat er ‘meer met minder’ moet worden gedaan, dus het moet ‘anders met minder’.
AWBZ gefinancierde instellingen staan als gevolg hiervan voor de opgave hun organisatie en bedrijfsvoering (volledig) om te vormen van een centraal bekostigd systeem naar een decentraal en sterk gedifferentieerd bekostigd systeem. Niet uit te sluiten is, dat deze omslag al in 2014 in zijn geheel zijn beslag moet krijgen, afhankelijk van de voortgang van het wetgevingsproces en van de overgangsmaatregelen, die daaraan gekoppeld worden. De omslag moet worden opgevat als een landverschuiving. er is nu de noodzaak voor scherp lokaal ondernemerschap. Die opgave doet zich in hoog tempo voor, tarieven zullen onder druk komen, er moet in concurrentie worden geacteerd en er ontstaat een zeer gedifferentieerd en discontinu, want (lokaal) politiek gestuurd opdrachtgevers-systeem. AWBZ gefinancierde istellingen moeten nu snel hun bedrijfsvoering aanpassen om te kunnen overleven in deze veranderende omgeving.
De ervaringen uit de welzijnssector, gedecentraliseerd in 1986 en in 2007 onderdeel geworden van de toen nieuwe Wmo, zijn hiervoor illustratief. Tot op de dag van vandaag, ondanks veel inspanningen daartoe (WILL-project, BCF) is het niet gelukt hier een door alle partijen geaccordeerd informatiemodel voor te maken. Per gemeente of onderdeel van gemeente moet maatwerk geleverd worden. Dat zal de AWBZ gefinancierde sectoren ook gaan overkomen.
In de aanloop naar de invoering van de Wmo zal de opdrachtverwerving niet meer via de zorgkantoren gaan verlopen, maar via de gemeenten. Analoog aan de Jeugdwet zijn gemeenten georganiseerd in Wmo-regio’s. Vooralsnog is niet duidelijk wat de rol en betekenis wordt van deze regio’s in het kader van de contractering van leveranciers. We kunnen er vanuit gaan, dat elke afzonderlijke gemeente haar Wmo-beleid gaat uitwerken en contracten gaat afsluiten met leveranciers. Deze werkwijze zal aansluiten bij de benadering, die deze gemeenten al sinds de invoering van de Wmo (2007) hanteren.
Dat betekent, dat er voor de opdrachtverwerving voor elke afzonderlijke gemeente een aandachtsgebied moet worden ingericht, waarop functionarissen op de hoogte zijn van de lokale beleidsontwikkelingen, uitvragen, doorlooptijden, wijze van contracteren en belangrijkste stakeholders. Voorts moet een procesgang worden ingericht, waarlangs het proces van verwerving en contractering plaats gaat vinden. Het betreft het scherp krijgen van de uitvraag, het beoordelen van de wijze van bekostiging, het afstemmen met de opdrachtgever, het waar opportuun aangaan van partnerships, het opstellen, redigeren en doorrekenen van de aanbieding en het voeren van de onderhandelingen.
Waar in de bekostiging sprake is van een grote lokale differentiatie zal ook de budgetcyclus een ingrijpende verandering ondergaan. Er ontstaat een situatie waarin topdown en bottomup budgettering met elkaar in verband gebracht moet worden. Centraal zal een consolidatie moeten plaatsvinden van alle lokale budgetresultaten en zullen afspraken gemaakt moeten worden over de kostenstructuur en het spreiden van risico’s, decentraal is het feitelijke ondernemerschap gepositioneerd, worden onderhandelingen over marges gevoerd en worden de budgetconsequenties vertaald in de regionale bedrijfsvoering, al dan niet met behulp van bedrijfsplannen. Naast de veelheid aan bekostigingsmodellen krijgen AWBZ gefinancierde instellingen te maken met nieuwe eisen t.a.v. de vermogenspositie van de organisatie. De Wmo en gemeenten kennen geen RAK-systematiek en hanteren allen, vastgelegd in hun Algemene Subsidieverordening, een verschillende benadering t.a.v. de vermogensvorming. Zeker waar er sprake zal zijn van een subsidierelatie. Er bestaat een risico op het afromen van in de ogen van gemeenten te hoge reserves, hoe onredelijk dat mogelijk ook is.
Een en ander vertaalt zich ook in de beheersing van de financiën. De grote differentiatie in bekostigingssituaties zal ook tot consequentie hebben, dat er veel minder dan nu sprake is van uniformiteit in product(nam)en en registratiecategorieën en vraagt derhalve om een nieuwe structuur van kostenplaatsen die aan deze differentiatie beantwoordt. Het komt er op neer, dat er per gemeente maatwerk geleverd moet worden met derhalve weinig standaardisatie op (benaming van) productniveau. Voor de boekhouding heeft dat grote consequenties. In feite ontstaat er een groot aantal unieke ‘projecten’ als basis voor de financiële beheersing. Ook voor het beheersproces als zodanig heeft dat grote gevolgen. Immers de uniciteit strekt zich ook uit tot de wijze van verantwoorden, de doorlooptijden, de bevoorschotting en afrekening, de nacalculatie. De gemeentelijke praktijk is veelal helaas zo, dat lang niet altijd tijdig, volledig en correct wordt geadministreerd. Een en ander gaat betekenen, dat er in de begrotingscyclus rekening gehouden moet worden met een mogelijk groot aantal onzekerheden en onopgeloste kwesties. Er moet worden nagedacht over hoe de beheersing daarvan gaat plaatsvinden.
Wat voor de boekhouding geldt, geldt ook voor de informatievoorziening. Deze is nu met haar cliëntadministratie en productieregistratie georiënteerd op de AWBZ-systematiek. Dat gaat veranderen. Analoog aan de hoeveelheid contractregiems ontstaat er een grote differentiatie aan informatiebehoefte, die aansluit bij de gewenste wijze van verantwoorden. Dat geldt zowel voor de verantwoordingsinformatie als voor de managementinformatie. Gaandeweg zal blijken hoe complex de informatievoorziening zal blijken te zijn.
Ook de systeemaspecten kwaliteit en kennisontwikkeling worden sterk beïnvloed door de overgang van AWBZ naar de Wmo. Waar nu sprake is van één dominant kwaliteitssysteem het HKZ zullen gemeenten hun eigen kwaliteitseisen stellen, die soms wel, maar vaak ook niet aansluiten bij de HKZ-systematiek. Er zullen dus nieuwe vormen moeten worden ontwikkeld. Dat geldt ook voor de diverse evaluatie-instrumenten op het gebied van geboekte resultaten. Het is van belang, dat er bij AWBZ gefinancierde instellingen expertise wordt opgebouwd, c.q. uitgebouwd op dit terrein en dat deze met behulp van een adequaat systeem van contentmanagement wordt beheerd en ontsloten.
Wat kan Bosman & Vos voor u betekenen?
Bosman & Vos heeft inmiddels brede ervaring met aanbestedingsvraagtukken, zowel in de voor- en eerste fase van de Wmo (2007) als in de actuele processen rondom Jeugdwet, WPG en vernieuwde Wmo. Het betreft generieke kennis met betrekking tot zorginhoudelijke, economische, juridische, HRM en marketingaspecten van aanbestedingen, alsmede expertise en ervaring op het gebied van procesbegeleiding van de aanbestedingen zelf en de samenwerkingsvraagstukken die daarin vaak spelen. Waar nodig treden wij op als externe projectleider en auteur. De ervaring is opgedaan in een groot aantal regio's in het land.
