De kwaliteit van de voorspelbaarheid: de rol van de Raad van Toezicht in het sociaal domein

Bosman & Vos en Geelkerken Linskens Advocaten organiseerden op 13 april jl. een boeiende werksessie over de rol van de Raad van Toezicht in het sociaal domein.

Crista Vonkeman, partner Bosman & Vos, opent de sessie. Na een kort voorstelrondje geeft Caroline de Weerdt, partner bij Geelkerken Linskens Advocaten, inzicht in de casus Meavita waar zij met een aantal anderen het curatorschap voert.

De deelnemers uit het sociaal domein hebben onder meer de volgende vragen:

• Hoe houd je op de ‘juiste’ wijze toezicht op de bestuurder en zijn/haar besluiten?
• Zie ik wel genoeg als bestuurder? Ben ik niet ‘ziende blind’?
• Wat betekent dit voor de wijze waarop het toezicht wordt ingericht?
• Waar houdt je taak op als Raad van Toezicht lid?
• Hoe ga je als toezichthouder om met een ondernemende directie?

Caroline de Weerdt licht in haar verhaal toe welke aspecten van cruciaal belang zijn als toezichthouder.

Houd toezicht op de bestuurder/de besturing van de organisatie door vragen te stellen aan de bestuurder. Door verdiepende vragen ontstaat er een beeld van de situatie. Wat is er aan de hand en dragen de voorgestelde oplossingen ook echt bij aan de koers van de organisatie? Vraag naar het advies van de accountant als er investeringen worden gedaan. Neem dit advies ter harte.

Zorg voor regelmatig contact met de Ondernemingsraad, de Cliëntenraad en het management en neem deel aan bijeenkomsten waar ook medewerkers en bewoners deel aan nemen. Houd oren en ogen goed open en maak verbinding met medewerkers in het primaire proces. Sta hierbij niet op afstand, maar zoek verbinding.
Kijk als toezichthouder niet alleen naar de ‘harde’ indicatoren maar richt je ook op de ‘zachte’ kant zoals de tevredenheid van medewerkers en betrokkenheid van de cliëntenraad. De uitkomsten hiervan geven signalen af hoe het gaat binnen de organisatie.

Vastleggen van besluiten is de boodschap. Leg zoveel mogelijk de besluiten vast in notulen. Alle vragen, besluiten en discussies tussen de Raad van Toezicht en de bestuurder(s) schriftelijk noteren. Het gaat er niet om dat het bureaucratisch wordt, houd de verslaglegging bij voorkeur kort. Maar neem bij de verslaglegging ook een risicoparagraaf op zodat op enig moment achteraf altijd te volgen is op welke wijze de besluitvorming heeft plaats gevonden. De bestuurder heeft een informatieplicht naar de Raad van Toezicht en zal de benodigde informatie op vragen dan ook dienen te verstrekken aan zijn/haar Raad.

Bouw ijkmomenten in bij besluitvorming. Zo kan er tussentijds bijgestuurd worden en eventuele risico’s beperkt.

Na de presentatie neemt Crista Vonkeman het stokje over als gespreksleider. De discussie komt snel op gang en levert onder andere de volgende onderwerpen op.

Zorg vooraf voor transparantie bij besluitvormingsprocessen. Bespreek de risico’s met de bestuurder(s) als Raad van Toezicht. Soms ontstaat er een gevoel van “het klopt wel, maar het deugt niet’…. bij de Raad. Vraag dan altijd door en leg het vast in de notulen. Het gaat om de kwaliteit van de voorspelbaarheid: kun je de ontwikkelingen en risico’s inschatten en hier op de juiste wijze op anticiperen als organisatie. En zo ja, wat betekent dit dan en welke maatregelen zijn dan voorhanden? Richt je op “wijsheid vooraf’ in processen.

De aansprakelijkheid van de Raad van Toezicht moet goed geregeld zijn. Richt je hierbij niet alleen op de aansprakelijkheid van de Raad van Toezicht.

Sommige Raden van Toezicht bevragen actief stakeholders als onderdeel van de bestuurdersbeoordeling. Wees hier vooraf transparant over naar de bestuurder, zodat het geen verrassing is. Visitatie wordt aangegeven als effectief middel om te bezien hoe de organisatie zich verhoudt tot andere organisaties.

Hoe richt je het in: toezichthouden bij nieuwe samenwerkingsvormen in het sociaal domein. Hoe werkt dit eigenlijk als je met meerdere organisaties samenwerkt aan een gemeenschappelijk product? Wat gebeurt er bij klachten of als er iets fout gaat? Wie is dan verantwoordelijk?

Al met al genoeg vragen om na de zomer een vervolgsessie te organiseren.

Bent u als lid raad van toezicht geïnteresseerd om hierover verder in contact te komen?
Wij horen het graag!