Hoe keren we de dalende productiviteit in de thuiszorg?

Bij de meeste VVT-organisaties waar wij komen, horen wij dat de productiviteit van de extramurale teams daalt. En dat is zeer zorgelijk gezien het effect hiervan op de begroting. Wij zien verschillende manieren om deze trend te keren.

Effect van een dalende productiviteit op de begroting

Stel de organisatie maakt een omzet van 20 miljoen euro met een productiviteitspercentage van 65%. Ieder procent hieronder leidt tot een tekort van 200.000,-- euro. Een daling van 5% zorgt onmiddellijk voor een tekort van 1 miljoen euro.
Veel organisaties hebben hier in 2016 hun begroting op aangepast en begroten een productiviteitspecentage van 60% maar desalniettemin zien zij toch dat de realisatie onder de 60% duikt. Op dit moment krijgen wij te horen dat VVT-organisaties realisaties van 56-57% in productiviteit laten zien. En dat is zeer zorgelijk…

Daling van de productiviteit roept veel vragen op

Organisaties vragen ons om in kaart te brengen wat er aan de hand is. Welke variabelen verklaren deze daling? En misschien nog wel een belangrijkere vraag: hoe zetten we deze daling om in een toename van de productiviteit? Aan welke “knoppen” moeten wij dan draaien? Ook vragen organisaties zich af of het komt door de invoering van zelfsturende teams. Ze zien een stijgend ziekteverzuim…. Of komt het omdat we krapper indiceren vanwege de invoering van de aanspraak wijkverpleging?

Veel thuiszorgorganisaties hebben de afgelopen jaren hun organisatie aangepast. Grote teams met centrale planning en ondersteuning worden vervangen door kleinere en meer zelfstandige teams. Deze beweging werpt zijn vruchten af, maar hoe houden we in deze nieuwe organisatievorm zicht op de financiële resultaten? Welke speelruimte en financiële kaders zijn nodig voor thuiszorgteams om ook in de toekomst effectief te zijn?
Het overgrote deel van de kosten van een team bestaat uit salariskosten. Als de productiviteit daalt dan lopen de kosten per zorguur direct op. De vraag is dan ook: hoe stuur je op productiviteit? 

In kaart brengen variabelen die productiviteit beïnvloeden

Thuiszorgorganisaties vragen ons om in kaart te brengen wat er specifiek aan de hand is. Hiervoor starten wij met een inventariserend onderzoek. Er zijn namelijk heel veel factoren van invloed op de realisatie van productiviteit. In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de belangrijkste variabelen in de extramurale zorg en de percentages die wij in kaart hebben gebracht en die de meeste VVT-organisaties graag willen realiseren.

Voorbeelden van sturingsvariabelen, waarop direct invloed kan worden uitgeoefend zijn (niet limitatief):

• Samenstelling en omvang van de cliëntenpopulatie, welke zorg is echt nodig bij deze populatie?
• Functiemix, welk type uitvoerenden (verpleegkundigen, verzorgenden) zijn nodig om de gevraagde zorg te kunnen leveren en zetten wij hen doelmatig in?
• Aantal declarabele uren per fte, wat is mogelijk op basis van de fysieke omgeving en de door de organisatie vastgestelde werkprocessen,
• Aantal benodigde uitvoerende medewerkers per team, waarbij ook rekening is gehouden met taken een teamcoach kan doen (leg je alle activiteiten in het team of kies je ervoor zaken centraal te doen? Niet iedereen vindt deze taken fijn waardoor zaken soms niet worden gedaan),

Sturingsvariabelen die voor onze opdrachtgever relevant zijn verwerken we in een model. Met het model berekenen we scenario’s en brengen we de financiële gevolgen in beeld.

Aansturing van de teams

Naast de ‘harde’ kant van de sturing is er natuurlijk ook de ‘softe’ kant, de aansturing van de mensen die het werk moeten doen. Daarbij is van belang om:

• Rekening te houden met de ontwikkelingsfase, waarin een team verkeert. De ontwikkeling van een team doorloopt verschillende fasen voordat er sprake is van zelfsturing in de meest uitgebreide vorm. Afhankelijk van de situatie worden de interventies in een team bepaald om te komen tot het gewenste resultaat. Is een team qua bezetting op orde en taakvolwassen, dan kunnen regeltaken verdeeld worden en kunnen teamleden elkaar aanspreken op het gewenste gedrag. Wanneer een team een bezetting heeft die niet op orde is, gaat de aandacht uit naar interventies om eerst de basis voor zelforganisatie en zelfsturing op orde te brengen;
• Teams houvast te bieden met een begrijpelijke uitleg over kader, spelregels en faciliteiten. Om de gewenste productiviteit te realiseren is het essentieel dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht;

• En niet te vergeten: het management van de thuiszorg (de manager thuiszorg en de teamcoaches) is van essentieel belang in het volgen en bespreken van de prestaties.

Inrichting van werkprocessen

Ook het goed inrichten van werkprocessen is essentieel om de productiviteit te sturen. Voorbeelden van aspecten die een rol spelen zijn:

• Het indiceren door de wijkverpleegkundige is de financieringsgrondslag en bepaalt met behulp van de productcodes de inkomsten. Tevens bepaalt de wijkverpleegkundige het deskundigheidsniveau t.b.v. de zorginzet. De wijkverpleegkundige heeft de juiste instructies nodig om te kunnen indiceren. Dat betekent dat nieuwe kaders en richtlijnen vanuit de NZa en de Zorgverzekeraars intern vertaald dienen te worden naar concrete, met het primaire proces, afgestemde werkinstructies voor de wijkverpleegkundigen en de planners die de producten in het systeem invoeren;
• Roosteren is van belang omdat er voldoende capaciteit per moment moet zijn om de zorg te leveren op de momenten dat de cliënten hier behoefte aan hebben. Een goede planning is essentieel en leidt tot een grote mate van klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid. Een goede planning kent efficiënte routes met korte reistijden en doelmatigheid van de zorginzet. De juiste producten zijn gepland en geboekt die de financieringsgrondslag vormen van de geleverde zorg. Plannen is een vak en vraagt specifieke deskundigheid.

Ervaring Jan den Ouden, voorzitter Raad van Bestuur Amaris Zorggroep

Jan den Ouden, voorzitter Raad van Bestuur van Amaris Zorggroep: “Heel belangrijk is de mensenkant: op basis van gesprekken binnen alle relevante geledingen van de organisatie krijgen wij een indruk van hoe de aansturing van de teams in de praktijk plaatsvindt. Bosman & Vos spreekt met de medewerkers in de uitvoering en met de mensen op kantoor om echt te begrijpen en te analyseren welke kwesties spelen. Vervolgens hebben zij samen met ons een advies opgesteld. We merkten dat er gaandeweg het traject al aanpassingen plaatsvonden waardoor de productiviteit verbeterde. De aanpak van Bosman & Vos sprak ons zeer aan: door met functionarissen op alle niveaus in onze organisatie te spreken en te verkennen wat er aan de hand was, kwamen de interventies vanzelf naar voren. Gaandeweg het onderzoek hebben we meteen de juiste beslissingen genomen waardoor we de daling in productiviteit hebben omgezet naar een forse stijging” 

Wat kan Bosman & Vos voor u betekenen: wij onderzoeken in interactie met onze opdrachtgever

Bosman & Vos heeft ervaring met onderzoek om de onderliggende factoren van productiviteit in een organisatie boven tafel te krijgen. Daarbij gaat het zowel om de ‘harde’, modelmatige kant als om de ‘softe’ mensenkant.

Wat betreft de modelmatige kant: Bosman & Vos brengt uw huidige situatie helder in kaart door de sturingsvariabelen in een model met elkaar in relatie te brengen. Wij zoomen in op de cijfers zoals begroting en realisatie, en op de werkprocessen in het primair proces zoals planning, het uitvoeren van regeltaken, werkoverleg, reistijd en ziekteverzuim. Dit zijn belangrijke aanknopingspunten om de productiviteit te verbeteren.

Nog belangrijker is de mensenkant: op basis van gesprekken binnen alle relevante geledingen van de organisatie en op basis van relevante documenten krijgen wij een indruk van hoe de aansturing van de teams in de praktijk plaatsvindt. We spreken met de medewerkers in de uitvoering en met de mensen op kantoor om echt te begrijpen en te analyseren wat de kwesties zijn die spelen. Op basis van dit onderzoek stellen we samen met de opdrachtgever een advies op. We merken dat er gaandeweg het onderzoek al aanpassingen plaatsvinden waardoor de productiviteit verbetert. In overleg met het management van de organisatie worden verbeterpunten geformuleerd en acties benoemd.

De onderzoeksresultaten kunnen zonder grote inspanningen vertaald worden in een plan van aanpak, waar de organisatie mee aan de slag kan.