Lessen uit succesvol overnameproces 1e lijn programma JSO

JSO is een kennis- en adviesorganisatie binnen het sociaal domein. Yolanda Gagliardi van Bosman & Vos begeleidde de overname van 1^e lijnactiviteiten van JSO door andere organisaties. Het begeleiden van overnames luistert nauw. Yolanda en Saskia Keereweer (directeur JSO) schetsen wat bij een dergelijk proces komt kijken en wat aandachtspunten zijn.

Voorgeschiedenis JSO

JSO was lange tijd een vooraanstaand Zuid-Hollands expertisecentrum. Ontstaan als steunfunctie- ruim 40 jaar geleden opgericht - richtte het oorspronkelijke JSO zich tot 2012 vooral op jeugd en hun opvoeders, met methodieken en producten voor opvoedingsondersteuning, jeugdparticipatie en jeugdzorg. De financiering van het werk kwam tot halverwege het vorige decennium met name uit provinciale subsidies.

Fundamentele keuze voor advisering in de 2^e lijn

Saskia Keereweer, directeur/bestuurder startte eind 2011 de transitie van JSO naar een adviesorganisatie in de 2^e lijn. Zij merkte steeds meer dat organisaties in het land JSO benaderden voor advies, begeleiding en trainingen op het specifieke deskundigheidsgebied van JSO. Dit leidde tot een fundamentele keuze van JSO voor onafhankelijke advisering in de 2^e lijn, de activiteiten in de 1^e lijn pasten niet meer bij de kerntaak.

Overdracht van 1^e lijn programma’s

Dit inzicht leidde in 2012 tot de visie dat alle 1^e lijn programma’s overgedragen zouden worden naar samenwerkingspartners van JSO. Hierin speelden de programmamanagers een belangrijke rol: zij wisten immers als geen ander waar synergie te halen viel in de samenwerking.
Spannend was het zeker: het ging om toonaangevende 1^e lijn programma’s die mede het gezicht van JSO bepaalden. Een goede overname vond Saskia dan ook essentieel om niet alleen de programma’s te borgen, maar ook om ervoor te zorgen dat alle medewerkers een goede nieuwe werkgever zouden krijgen.

Succesvolle overdracht

De afgelopen twee jaar zijn de volgende 1^e lijn programma’s naar tevredenheid overgenomen. Het betreft onder meer de Jongeren Informatie Punten (JIP’s) in Den Haag, Delft en Zoetermeer, Spel Aan Huis Rijswijk en Den Haag, Kom Erbij Alphen a/d Rijn, het Opvoedbureau Zoetermeer en het Opvoedbureau Midden-Holland.

Samenwerking tussen Saskia Keereweer en Yolanda Gagliardi

Om het proces van de overnames goed uit te voeren binnen de periode die hier voor stond, en later de bedrijfsonderdelen over te laten nemen door samenwerkingspartners van JSO, heeft Saskia Keereweer nauw samengewerkt met Yolanda Gagliardi, partner bij Bosman & Vos.

Saskia Keereweer, directeur/bestuurder van JSO vertelt:

"Yolanda e ik werken sinds 2010 samen in de complexe exercities van JSO. Hierdoor zijn we goed op elkaar ingespeeld. Yolanda vult mij aan waar het gaat om alles zorgvuldig en getoetst inrichten en afhechten. Dat is een enorme geruststelling. Daarnaast is zij een echte sparringpartner en daardoor een fantastische adviseur en steunpilaar.” 

Overnameproces in complexe en dynamische omgeving sociale domein

Het begeleiden van een overnameproces luistert nauw. Een actieve directeur of bestuurder is hierin van groot belang. Het verkrijgen van bestuurlijk commitment voor een overname in de dynamische wereld waar het sociaal domein zich nu in begeeft is niet eenvoudig. De gemeentelijke aanbestedingen hebben het speelveld complex gemaakt. Geen enkele organisatie in het sociaal domein is meer zeker of het werk wordt gegund. Dat maakt dat directeuren en bestuurders uitermate zorgvuldig zijn  in de besluitvorming bij een overname.

Van consensus tussen bestuurders tot tekenen van overname overeenkomst

Wanneer er consensus is op directie - of bestuurlijk niveau, gaat de bal rollen. Vanaf dat moment start een heel proces dat enerzijds gericht is op de zakelijke afhandeling van de overname. Een goede analyse van de bedrijfsresultaten van de overnemende partij is van belang om er zeker van te zijn dat deze partij bijvoorbeeld de personele kosten ook kan dragen. Maar ook door de overnemende partij wordt er goed gekeken: is het budget  dat overkomt voldoende, hoeveel medewerkers zijn in dienst, welke arbeidsvoorwaarden gelden, welke cao is van toepassing en hoe staat het met de opgebouwde rechten van de medewerkers? Allemaal zaken die zorgvuldig in kaart worden gebracht voordat de overname definitief is. Als alles helder is kan je inmiddels opgestelde overname-overeenkomst feestelijk worden getekend door de directeuren/bestuurders.

Emotionele aspecten van een overname

Naast zakelijke komen ook  meer emotionele gedeelte aspecten om de hoek kijken. Dit geldt vooral voor de medewerkers die de oude organisatie gaan verlaten en bij de nieuwe organisatie aan de slag gaan. Vragen gaan vaak over: waar wordt ons werk gepositioneerd? Blijven we wel een zelfstandige entiteit of worden we verdeeld over andere afdelingen? Wat is de cultuur van de nieuwe organisatie en waar moet ik me dan aan houden? Vind ik het wel leuk om mee te gaan of ga ik me oriënteren op een andere functie?

Begeleiden van overname processen

Het zakelijke proces en het emotionele proces vragen even veel aandacht. Wees hier heel alert op, aangezien het altijd mogelijk is dat hobbels in één van deze processen roet in het eten gooien.

Bij een overname is voor een extern adviseur een nauwe samenwerking met de directeur/bestuurder van groot belang.  Snel kunnen schakelen, beide partijen tevreden houden door op tijd de benodigde informatie aan te leveren en het tijdspad strak bewaken is randvoorwaardelijk voor een geslaagde overname.

Bij Bosman & Vos hebben wij veel ervaring met het adviseren en begeleiden bij overnames, fusies, defusies en het opzetten van netwerksamenwerking. Dit doen we voor kenniscentra, gemeenten en aanbieders van zorg en welzijn.