Toezichthouders aan het woord in corona tijd

Een aantal bestuurders en een voorzitter Raad van Toezicht delen graag hun ervaringen over wat toezicht houden in corona tijd betekent.

Wijnand van de Giessen 
Voorzitter Raad van Toezicht De Sociale Maatschap, Amsterdam:

“Sinds medio oktober 2019 ben ik voorzitter van de Raad van Toezicht van De Sociale Maatschap (DSM), een organisatie voor maatschappelijke dienstverlening. De Sociale Maatschap is in het bijzonder actief in Amsterdam Noord en Amsterdam Zuid. Na een hartelijke en bijzonder interessante kennismaking met activiteiten en medewerkers op verschillende locaties in het werkgebied, voegde ik me min of meer conform verwachting samen met de collega-toezichthouders in het voorziene toezichtwerk: een bijdrage leveren voor het jaarverslag van de Raad, het periodiek werkoverleg met bestuurder Will van Schendel, het leeswerk voorafgaande aan de geplande vergaderingen, het - uit oogpunt van kennismaking - bijwonen van een vergadering van de auditcommissie en de accountant, bijpraten met de Ondernemingsraad, en - last but not least -  het voorzitten van de vergaderingen van de Raad. Belangrijkste (en spannendste) onderwerp voor bestuurder en toezichthouders: de voorbereiding op de plannen van de gemeente Amsterdam om de dienstverlening via de buurtteams vanaf 2021 door middel van een uitvraag geheel anders in te richten. 

En net toen ik na een half jaar het gevoel kreeg dat ik langzaam maar zeker als voorzitter het gewenste overzicht had verworven, was daar in de eerste helft van maart het coronavirus!
De voor medio maart geplande vergadering werd onmiddellijk omgezet in een door de bestuurssecretaris zeer zorgvuldig - op basis van de statutaire mogelijkheden - georganiseerde besluitvormingsprocedure per email. Het contact van mij met de bestuurder werd aangepast: waar wij tot voor kort eens in de maand anderhalf uur fysiek bijeen kwamen, veranderde dat in een minimaal wekelijks telefonisch- en/of videocontact van 15 á 20 minuten per keer. Met de afspraak dat de bestuurder eens in de twee weken de Raad van Toezicht via een nieuwsupdate op de hoogte brengt van de meest actuele ontwikkelingen. Duidelijk was dat de organisatie - met de bestuurder voorop - de handen meer dan vol had om (naast de naderende uitvraag voor de buurtteams) de nieuwe werkelijkheid te managen: het virus raakte niet alleen de ook in dit opzicht uiterst kwetsbare groep cliënten van DSM, maar ook medewerkers en hun familie kregen hiermee voluit te maken.

In een dergelijke crisissituatie is het niet gewenst dat toezichthouders de bestuurder voor de voeten lopen of deze anderszins afhouden van de focus om de problemen het hoofd te bieden. Dat is echt niet waarop een bestuurder in zo'n situatie zit te wachten. De omstandigheden noodzaakten er vooral toe om de bestuurder waar nodig te ondersteunen. Door contact te onderhouden en invulling te geven aan de klankbordfunctie. Backing te geven en - indien nodig en gevraagd - er simpelweg te zijn. Natuurlijk moet de vinger aan de pols worden gehouden. Om te weten welke knelpunten zich voordoen, en welke urgentie daaraan gelabeld moet worden.
Maar ook om langzaam maar zeker en voorzichtig weer naar de toekomst te kijken, op welke manier we straks (en hopelijk snel) weer op een meer ''normale'' situatie kunnen aansturen.
Toezicht in tijden van de coronacrisis, wat mij betreft: houd contact, steun waar nodig en wees bereikbaar!”

Els Maasdam
Bestuurder KindeRdam Rotterdam:

“De aandacht voor de relatie en het vertrouwen tussen RvT en RvB betalen zich terug.
Een zichtbaar nabije Raad van Toezicht geeft juist ruimte aan de Bestuurder om ook in een crisis door te pakken en te blijven ondernemen. De balans die wordt gevonden in rollen en taken zijn een ‘cadeau’; juist nu wanneer het er echt op aankomt, voor beiden.
Dan zit je niet in elkaars ruimte, maar steun je elkaar; ook bij de dilemma’s en opgaven voor continuïteit van organisatie en dienstverlening in deze bijzondere tijd.”

Cynthia Piqué
Bestuurder bij MAKS, specialistische hulpverlening thuis geestelijke gezondheidszorg. Toezichthouder in Zorg & Welzijn:

 “Governance in crisis betekent goed bestuur en toezicht, zoals het bedoeld is. Het hart van het werk wordt juist door een crisis meer benadrukt: het ontstijgen van de dagelijkse drukte en emotie; met een balans in soft skills / soft controls en de nodige zakelijkheid. Gecombineerd met een groot beroep op empathisch vermogen vanuit vertrouwen op jezelf en de ander. Met steeds -naast de actuele vragen- de open en vooruitziende blik, om strategisch door te kunnen schakelen naar wat nog komt. Met ruimte voor de bestuurder om ook onverwachte besluiten te kunnen nemen; met toezichthouders die ook nu de juiste vragen stellen om de bestuurder scherp te houden en op koers. Met aandacht en support, niet alleen voor de mens maar vooral ook voor het proces en de zorgverlening.”

 
Janet ten Hope
Bestuurder Halt Nederland:

“De kwaliteit van de relatie tussen Raad van Toezicht en Bestuur wordt bepaald door de balans tussen nabijheid en afstand. Nabijheid in koers, strategie en kennis van het interne en externe speelveld. Afstand tot de dagelijkse sturingsbeslissingen om de organisatie op die gezamenlijk bepaalde koers te houden. Als deze balans op orde is in rustige tijden zeil je gemakkelijker met elkaar door tijden van crisis. Niet alle bedrijfsvoering-risico’s kunnen immers 100% afgedekt worden, dus vertrouwen vanuit de Raad van Toezicht in het maken van de juiste strategische keuzes door het Bestuur is cruciaal om niet met elkaar in een kramp te komen. Van Bestuur mag daarbij uiteraard tijdig informeren over de voor iedereen spannende situatie worden verwacht en een gedegen verantwoording over genomen beslissingen.”