Werkprocessen beschrijven?

Het beschrijven van werkprocessen in een organisatie is doorgaans niet een activiteit waar management en medewerkers heel enthousiast van worden, is onze ervaring. Ver van de werkpraktijk af, saai, langdradig en vooral bestemd voor een handboek dat daarna nooit meer ingekeken wordt. Daarmee vatten we wel ongeveer de meningen samen. Het kan anders en het kan veel opleveren, dat wil Bosman & Vos graag laten zien.

In de afgelopen jaren zijn we bij verschillende organisaties aan de slag geweest met de werkprocessen. Soms was dit op direct verzoek van de klant zelf, vanwege onduidelijke afspraken of probleemsituaties. Denk bijvoorbeeld aan organisaties waar drastisch bezuinigd moet worden en de overhead wordt gehalveerd. Hoe richt je dan je ondersteuning in? En hoe zorg je dat die andere taakverdeling werkt?

In andere gevallen betrof onze opdracht een breder veranderingstraject en gebruikten wij het beschrijven van processen als startpunt om tot de kern van de organisatie te komen: wat is je kernproduct? Met welk resultaat? Hoe ziet het leveringsproces er uit? En hoe dragen alle organisatie onderdelen hier aan bij?

In één of meerdere workshops brengen we mensen bij elkaar die direct betrokken zijn bij het proces. Zij gaan met elkaar in gesprek over de huidige en de gewenste situatie en wij bevragen hen kritisch vanuit onze kennis van efficiënte processen en vanuit onze ervaringen in de werkpraktijk. Steevast leidt dit tot de conclusie dat het eigenlijk best leuk is om op die manier met je eigen werkproces bezig te zijn. Knelpunten worden benoemd, verbeteringen worden doorgevoerd en het resultaat is een duidelijke afspraak over wat je van elkaar kunt verwachten. Er ontstaat focus, op wie (of wat) je als organisatie wilt zijn en op de essentie van het werk. De onnodige ballast kan overboord.

Bosman & Vos is met Cordaid, organisatie voor ontwikkelingssamenwerking, al een aantal jaren bezig met de werkprocessen, op verschillende manieren. In eerste instantie was het beschrijven van processen startpunt van een veranderingsproces.  Een aantal jaren later hielpen we de organisatie bij het op orde brengen van de processen in het kader van de ISO-audit. En nu zijn we betrokken bij het vormgeven van de nieuwe visie van Cordaid, op basis van sociaal ondernemerschap. We vroegen Sheila de Graaf, manager Quality & Control bij Cordaid hoe zij nu kijken naar het beschrijven van werkprocessen.