Ingmar

Office Assistant (12-18 uur) Bosman & Vos Rijswijk

Sluitingstermijn

Organisatie

Wij zijn een middelgroot adviesbureau, opgericht in 1994. Wij werken voor maatschappelijke ondernemingen: zorg, welzijn, kinderopvang, lokale overheden, goede doelen en consumentenorganisaties. Onze werkzaamheden zijn gevarieerd: we begeleiden complexe fusies, we adviseren bij strategie- en marktontwikkeling, we geven trainingen in leiderschap en teamontwikkeling, we begeleiden individuele medewerkers bij hun zoektocht naar wie ze zijn, wat ze kunnen en wat ze graag willen, we vervullen interim-opdrachten, we werven en selecteren vast personeel en nemen assessments af. Dit doen we met gevoel voor mensen en verstand van organisaties. Wij zorgen niet voor, maar dat het gaat werken. Bij alles wat we doen gaan we uit van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van organisatie en medewerkers.
 
In ons kantoor in Oud Rijswijk zijn 17 enthousiaste collega's werkzaam. Ons bureau onderscheidt zich door een goede sfeer, transparantie, ontwikkelingsgerichtheid, professionaliteit en een gezonde dosis humor. Drie collega’s bestieren ons secretariaat. Het secretariaat vormt hét centrale punt van ons bureau, ondersteunt de collega adviseurs en zorgt dat alles op kantoor goed draait. Wegens het vertrek van één van onze collega’s  op ons secretariaat zoeken wij een nieuwe collega die niet kan wachten om de handen uit de mouwen te steken.

De Functie

Jouw verantwoordelijkheden:

  • agendabeheer
  • beantwoording en afhandeling van telefoongesprekken
  • afhandeling van e-mails
  • ontvangen van gasten
  • maken, controleren, redigeren van offertes, rapporten en presentaties in word, excel en power point
  • plannen, organiseren en bewaken van afspraken met diverse in- en externe partijen
  • bijhouden van kandidaat- en klantgegevens
  • inkoop van kantoorartikelen en het verrichten van (diverse) facilitaire werkzaamheden
  • opmaken en verzendklaar maken van de nieuwsbrief
  • onderhouden van de website (content) en social media
  • aanspreekpunt voor leveranciers
  • ondersteunen werving en selectie procedures

Je bent zeer flexibel als het gaat om het vervangen van je collega’s. Het secretariaat bestaat uit een collegiaal team van 3 personen. Waar adviseurs in en uit vliegen, vorm jij, samen met je collega’s, de vaste kern waar alles samen komt. Dit maakt het een uitdagende en complexe functie.

Het Profiel

Wij zoeken iemand die een aantal jaar in een soortgelijke functie heeft gewerkt en beschikt over een HBO werk- en denkniveau. Onze voorkeur gaat uit naar kandidaten met een secretariële achtergrond. Kennis van diverse Officeprogramma's (outlook, word, excel, powerpoint), handigheid met overige digitale systemen en technische toepassingen is onontbeerlijk. Je hebt affiniteit met social media.

Graag gaan we in gesprek met kandidaten die zich herkennen in de volgende competenties:

  • Flexibiliteit
  • Samenwerken
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
  • Plannen en organiseren
  • Bewaren van overzicht
  • Creativiteit
  • Klantgericht
  • Initiatiefrijk
  • Stressbestendig

We zoeken een zelfstandige, representatieve collega met een groot verantwoordelijkheidsgevoel, die zich zaken snel eigen maakt, de rol van gastvrouw/heer graag op zich neemt en geen 9 tot 5 mentaliteit heeft.

Maandag is je vaste werkdag en de overige uren worden in overleg, flexibel gepland. Je hebt een vast salaris voor 12 uur per week. Door vervanging bij piekmomenten of bij afwezigheid van je twee collega’s werk je soms fulltime. Dit betekent dat je kunt rekenen op een gemiddeld salaris voor 18 uur per week. Op dit moment zijn er twee vakantieperioden bekend: 19 t/m 29 maart en 3 t/m 20 juni waarop jouw extra inzet wordt verwacht. Naast een jaarcontract bieden we je een fijne werksfeer, leuke collega’s en een omgeving waar jouw mening ertoe doet.

Aanbod en procedure

Afhankelijk van je opleiding en ervaring bedraagt het salaris tussen de € 2.200,= en € 2.800,= bruto per maand op basis van 40 uur. De inschrijftermijn voor deze functie sluit op 19 februari 2019.  We lezen graag waarom deze functie jou op het lijf geschreven is. De eerste ronde gesprekken vindt plaats op 25 februari, de tweede ronde gesprekken op 5 maart.


Deel deze pagina in uw netwerk