Ingrid

Secretaresse 28 uur (Rijswijk)

Organisatie

Bosman & Vos is een organisatie adviesbureau met expertise op het gebied van het ontwikkelen en aansturen van organisaties. Dit doen we met gevoel voor mensen en verstand van organisaties. Eigen verantwoordelijkheid staat in onze visie centraal.
Vanuit Oud Rijswijk zijn we met 11 enthousiaste collega’s actief in het adviseren, begeleiden, ontwikkelen, trainen en implementeren van trajecten op het gebied van organisatiestrategie, HRM, structuur, cultuur, financiën, marketing, werving & selectie en interim management.Onze klanten zijn organisaties die actief zijn in zorg, wonen, welzijn, overheid en belangenverenigingen.
Ons bureau onderscheidt zich door de goede sfeer, de transparantie, de ontwikkelingsgerichtheid, professionaliteit en de gezonde dosis humor. Het secretariaat, bestaand uit 2 collega’s, vormt het centrale punt van ons bureau en ondersteunt de partners en adviseurs. Wegens het vertrek van één van onze secretaresses zoeken wij een nieuwe collega.

De Functie

De secretaresse is verantwoordelijk voor het:
  • beheren van de agenda’s, beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken
  • behandelen van in- en uitgaande post en overige correspondentie
  • het invullen van de representatieve functie (o.a. de ontvangst van gasten)
  • maken, controleren, redigeren en verfraaien van offertes, rapporten en presentaties in word, excel en power point
  • plannen en organiseren van afspraken met diverse in- en externe partijen, regelen van conferenties op locatie
  • plannen, ontvangen en begeleiden van assessment kandidaten, afnemen van testen en het acteren in een rollenspel
  • zorg dragen voor cursusmateriaal
  • ondersteunen bij relatiebeheer, verwerken van gespreksverslagen en vervolgacties
  • onderhouden van klantgegevens
  • inkopen van kantoormaterialen en verrichten van facilitaire werkzaamheden
  • verzendklaar maken van de nieuwsbrief en onderhouden van de website content
  • onderhouden van contacten met en onderhandelen over contracten met diverse leveranciers (telecom, ICT etc.)
  • ondersteunen van werving en selectie procedures
  • vervangen van je collega bij haar afwezigheid.
Je runt het secretariaat op collegiale wijze samen met de andere secretaresse. Waar adviseurs in en uit vliegen, vorm jij, samen met je collega, de vaste kern waar alles samen komt. Dit maakt het een uitdagende en complexe functie.

Het Profiel

Wij zoeken kandidaten die een aantal jaar als secretaresse gewerkt hebben en beschikken over een HBO werk- en denkniveau. Onze voorkeur gaat uit naar kandidaten met een afgeronde secretaresse opleiding. Kennis van diverse Officeprogramma’s (outlook, word, excel, powerpoint) is onontbeerlijk en affiniteit met overige digitale systemen en toepassingen (zoals mobiele telefoons) wenselijk.

We gaan graag in gesprek met kandidaten die zich herkennen in de volgende competenties:
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
  • Samenwerken
  • Plannen en organiseren
  • Bewaren van overzicht
  • Creativiteit
  • Klantgericht
  • Initiatiefrijk
  • Stressbestendig

Uiteraard zoeken we een zelfstandige, representatieve secretaresse met een groot verantwoordelijkheidsgevoel, die zich zaken snel eigen maakt, de rol van gastvrouw graag op zich neemt en geen 9 tot 5 mentaliteit heeft.

Onze voorkeur gaat uit naar kandidaten die zich kunnen vinden in werken op maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag in de oneven weken en op maandag, dinsdag en woensdag in de even weken. Dit schema is bespreekbaar, kunnen werken op woensdag is een vereiste.

Aanbod en procedure

Afhankelijk van je opleiding en ervaring bedraagt het salaris tussen € 2.200,= en € 2.800,= bruto per maand op basis van 40 uur.

We zien je cv en je motivatie graag uiterlijk op 5 juni tegemoet. Wij voeren de eerste ronde gesprekken in de week van 11 juni, de tweede ronde gesprekken in de week van 18 juni en we willen de procedure uiterlijk einde van de maand afronden.

Deel deze pagina in uw netwerk