Nicoline

Stafmedewerker - bestuurssecretaris Huisartsopleiding AMC (36 uur) Amsterdam

Organisatie

Het Academisch Medisch Centrum (AMC) in Amsterdam is een van de acht universitair medische centra in Nederland en wordt op het gebied van de academische geneeskunde gerekend tot de internationale top. Als universitair medisch centrum heeft het AMC drie hoofdtaken: behandeling van patiënten, het doen van medisch-wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van onderwijs en opleiding. De zorg, onderwijs en onderzoek zijn er op gericht om de gezondheid en kennis over gezond zijn en blijven in onze maatschappij te verbeteren. AMC staat voor zinnige en betaalbare zorg. In 2018 gaat het AMC bestuurlijk fuseren met het VUmc.

De afdeling Huisartsgeneeskunde AMC
De afdeling huisartsgeneeskunde  van het AMC is verantwoordelijk voor huisartsgeneeskundig onderzoek, onderwijs, opleiding en huisartsgeneeskundige zorginnovatie. Zij verzorgt onderwijs aan medisch studenten, huisartsen in opleiding en externe opleidingen. Er wordt (klinisch) onderzoek verricht op het gebied van hart- en vaatziekten, medische ethiek, oncologie, seksueel overdraagbare aandoeningen en onderwijs/opleiden.

Daarnaast stimuleert de afdeling innovatie van zinvolle eerstelijns zorg. De afdeling heeft ongeveer 150 medewerkers. De stafmedewerker van de afdeling heeft vooral te maken met de ongeveer 70 medewerkers van de secties research, ethiek en basisopleiding. Deze stafmedewerker werkt nauw samen met de stafmedewerker van de Huisartsopleiding.

Huisartsopleiding AMC
De Huisartsopleiding AMC is onderdeel van de afdeling Huisartsgeneeskunde en verzorgt met huisartsdocenten, gedragswetenschappers en ondersteuners de medische specialisatie tot huisarts. Bij de opleiding zijn ruim 80 medewerkers betrokken. Jaarlijks starten 96 artsen in opleiding tot specialist huisartsgeneeskunde (aios) aan deze driejarige opleiding. De Huisartsopleiding AMC stelt zich tot doel betrokken en deskundige huisartsen op te leiden die in samenwerking met de patiënt de beste zorg verlenen en die met trots en tevredenheid terugblikken op hun opleiding. Aan de huisartsopleiding zijn ca. 340 huisartsopleiders en zo’n 80 stageopleiders verbonden. 

De Functie

De stafmedewerker ondersteunt voor wat betreft de managementondersteuning het hoofd en voor wat betreft HR en financiën het adjunct-hoofd van de Huisartsopleiding. Je bent de spil op de afdeling en ondersteunt bij de organisatie en uitvoering van de bedrijfsmatige processen van de Huisartsopleiding op het gebied van beleidsvoorbereiding en –uitvoering met betrekking tot HR en financiën. Je bent verantwoordelijk voor een soepel verloop van deze processen. Je ontwikkelt en adviseert over het verbeteren van afdelingsspecifieke processen, werkt dit uit in concrete procedures en instrumenten en zorgt voor de implementatie hiervan. Je bent verantwoordelijk voor de aansturing van de medewerkers van de afdeling in de toepassing van dit beleid.

Wat betreft de managementondersteuning van het hoofd ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van de 2-wekelijkse MT vergaderingen en de voortgang van de afspraken die binnen het  MT worden gemaakt. Daarnaast bereid je de stukken voor het landelijke overleg Huisartsenopleiding voor.

De stafmedewerker coördineert en delegeert een deel van de ondersteunende taken naar een secretariaatsmedewerker. Wat betreft HR wordt samengewerkt met de stafmedewerker van de afdeling Huisartsgeneeskunde, waarmee onderlinge waarneming tijdens afwezigheid geborgd is.

Wat betreft de secretarieel ondersteunende taken wordt samengewerkt met het secretariaat Huisartsopleiding, waarmee ook de waarneming geborgd wordt.

Je bent verantwoordelijk voor onderstaande deelgebieden:

  • Managementondersteuning bij beleidsvoorbereiding en -uitvoering: o.a. beleidsplanning en onderwijsplanning,  coördinatie en opvolging besluiten, dagelijkse ondersteuning hoofd van de afdeling en het MT van de afdeling.
  • HR: Ondersteuning van het adjunct-hoofd en teamleiders bij de uitvoering van diverse HR-processen: o.a. operationeel management, ziekteverzuim, in/en uitstroom van nieuwe medewerkers, uitzetten van vacatures, organiseren van beoordelings- en jaargesprekken etc.. Voor HR advies is er ondersteuning vanuit een HR adviseur van het AMC.
  • Financiën: Ondersteuning van het hoofd en het adjunct-hoofd bij de uitvoering van diverse financiële processen: o.a. coördineren en implementeren van werkprocessen ten behoeve van de afhandeling van declaraties, facturen, begrotingen, en offertes ten behoeve van de Huisartsopleiding. Voor Financieel advies werk je nauw samen met een controller van het AMC.

Heb jij een passie voor het bieden van ondersteuning in de breedste zin van het woord, zowel op inhoudelijk als op facilitair en logistiek gebied? Ben jij die duizendpoot die in een uitdagende academische omgeving wil werken en herken jij je in onderstaand profiel, dan maken we graag kennis met je.

Het Profiel

Je bent de spil van de afdeling, je ontzorgt waar mogelijk  het hoofd en adjunct-hoofd van de afdeling. Je neemt het voortouw in het schrijven van beleidstukken en ontwikkelen van werkprocessen. Je draagt verbeteringen aan en zorgt dat ze geïmplementeerd worden. Je bent de vraagbaak van de afdeling, weet de meeste vragen te beantwoorden maar kunt ook nee zeggen. Je coördineert én delegeert. Met humor en sensitiviteit spreek je collega’s aan en ben je tevens sparringpartner voor het hoofd en adjunct-hoofd. Je geeft feedback, en je vraagt feedback. Je bent proactief, doortastend en een kei in organiseren. Tevens ben je nauwkeurig, zorgvuldig en hecht je aan volledigheid. Daarnaast ben je oplossingsgericht en daarin creatief, ook al kan de weg naar de oplossing lang zijn. Faciliteren en ondersteunen is jou op het lijf geschreven. We zoeken een bestuurssecretaris-stafmedewerker die graag een stap wil zetten naar een complexe zorgorganisatie.

We zoeken kandidaten:

  • met een relevante HBO of WO opleiding (is vereist);
  • met organisatorische kwaliteiten;
  • die kennis hebben van en ervaring met ondersteuning van management;
  • met een dienstverlenende, oplossingsgerichte, proactieve, flexibele houding en die beschikken over communicatieve vaardigheden;
  • die innovatief kunnen denken en verbetering aan kunnen brengen in werkprocessen;
  • die vaardig zijn in het opstellen van beleid- en adviesstukken;
  • met goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
  • die een dienstverlenende, ondersteunende functie kunnen combineren met een zelfstandige functie met eigen verantwoordelijkheden;
  • die werkzaamheden kunnen aansturen en delegeren.

Je herkent je in onderstaande competenties:

  • Organisatiesensitief
  • Leergierig en nieuwsgierig
  • Analytisch sterk
  • Resultaatgericht en besluitvaardig
  • Zelfstandig en geduldig
  • Procesmatig
  • Autonoom
  • Verbindend en vasthoudend

Aanbod en procedure

De functie van stafmedewerker is ingeschaald in schaal 9 conform de cao Universitaire Medische Centra en bedraagt, afhankelijk van ervaring, op basis van 36 uur per week maximaal € 3.837,= per maand. Het dienstverband is tijdelijk voor de duur van een jaar. Daarna worden de functies geëvalueerd en mogelijk herzien.

De reactietermijn voor deze vacature sluit op 20 februari 2018, waarna selectiegesprekken bij Bosman & Vos zullen starten. Een (case) assessment maakt mogelijk deel uit van de procedure. Voor vragen en een uitgebreide functie omschrijving kun je contact opnemen met Nicoline Franken van Bosman & Vos. Contact opnemen kan via mail nfranken@bosmanvos.nl.

Je cv met motivatie (bij voorkeur een Word document) zien we graag tegemoet.


Deel deze pagina in uw netwerk