Werkprocessen optimaliseren
Herkent u één van de volgende situaties?
“We doen heel veel goede dingen en met de beste intenties, maar eigenlijk is er focus nodig op wat de organisatie levert en hoe verschillende onderdelen daar aan bijdragen.”
“We willen een nieuwe dienst gaan leveren en zien nog niet helemaal voor ons hoe deze een plek kan krijgen in de bestaande organisatie.”
“Er is onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden in of tussen teams.”
“We krijgen klachten en het is niet helemaal duidelijk waar de fouten nu eigenlijk ontstaan.”
Wij geloven in de kracht van procesontwerp. Wat verstaan we onder procesontwerp?
Procesontwerp is het modelleren van alle relevante aspecten van samenhangende activiteiten binnen een organisatie. Procesontwerp omvat een aantal stappen:
- Indien nodig: het formuleren van missie en visie en strategie.
- Bepalen van de kerndienst(en) van de organisatie. Wat is de echte core business of core service van de organisatie? En welke diensten worden geleverd ter aanvulling, of ondersteuning van de kerndienst? Deze stap zorgt voor duidelijkheid en biedt handvatten voor verdeling van budget en capaciteit.
- Een volgende stap is het in kaart brengen van het hoofdontwerp van de organisatie; wat is de input, wat is de output, welke deelprocessen kunnen we onderscheiden die er voor zorgen dat deze output geleverd wordt en: wat is de relatie tussen deze processen. Deze stap brengt vaak zo veel helderheid voor de medewerkers die in de deelprocessen werkzaam zijn. Daarnaast geeft het hoofdontwerp informatie voor de structuur van de organisatie.
- Per deelproces duiken we daarna de diepte in. We maken een procesbeschrijving; een korte tekst en een stroomschema waarin begin- en eindpunt van dit deelproces worden vastgelegd en alle stappen en beslissingen worden opgenomen die plaatsvinden.
