Secretaresse 18 uur (Rijswijk)

Organisatie

Bosman & Vos is een middelgroot adviesbureau, opgericht in 1993. Wij werken voor maatschappelijke ondernemingen: zorg, welzijn, kinderopvang, lokale overheden, goede doelen en consumenten-organisaties. Onze werkzaamheden zijn gevarieerd: we begeleiden complexe fusies, we adviseren bij strategie- en marktontwikkeling, we geven trainingen in leiderschap en teamontwikkeling, we begeleiden individuele medewerkers bij hun zoektocht naar wie ze zijn, wat ze kunnen en wat ze graag willen, we vervullen interim-opdrachten, we werven en selecteren vast personeel en nemen assessments af.
Dat doen we met gevoel voor mensen en verstand van organisaties. Wij zorgen niet voor, maar dat het gaat werken. En bij alles wat we doen gaan we uit van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van organisatie en medewerkers.

In ons kantoor in Oud Rijswijk zijn 14 collega's werkzaam. Ons bureau onderscheidt zich door een goede sfeer, transparantie, ontwikkelingsgerichtheid, professionaliteit en een gezonde dosis humor. Het secretariaat bestaat uit twee collega's. Het vormt het centrale punt van ons bureau, ondersteunt de partners en adviseurs en zorgt dat alles op kantoor goed draait. Wegens het vertrek van één van onze secretaresses zoeken wij een nieuwe collega die uiterlijk op 1 september 2014 kan beginnen.

De Functie

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het :

beheren van de agenda's, beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken
behandelen van in- en uitgaande post en overige correspondentie
het invullen van de representatieve functie (o.a. de ontvangst van gasten)
maken, controleren, redigeren en verfraaien van offertes, rapporten en presentaties in word, excel en power point
plannen en organiseren van afspraken met diverse in- en externe partijen
plannen, ontvangen en begeleiden van assessment kandidaten en afnemen van testen
ondersteunen bij relatiebeheer, verwerken van gespreksverslagen en vervolgacties
onderhouden van klantgegevens
inkopen van kantoormaterialen en verrichten van diverse facilitaire werkzaamheden
verzendklaar maken van de nieuwsbrief en onderhouden van de website content
het aanspreekpunt zijn voor diverse leveranciers (telecom, ICT etc.)
administratief ondersteunen van werving en selectie procedures
vervangen van je collega bij haar afwezigheid.

Je runt het secretariaat op collegiale wijze samen met de andere secretaresse. Waar adviseurs in en uit vliegen, vorm jij, samen met je collega, de vaste kern waar alles samen komt. Dit maakt het een uitdagende en complexe functie.

Het Profiel

Wij zoeken iemand die een aantal jaar als secretaresse heeft gewerkt en beschikt over een HBO werk- en denkniveau. Onze voorkeur gaat uit naar kandidaten met een afgeronde secretaresse opleiding. Kennis van diverse Officeprogramma's (outlook, word, excel, powerpoint 2010), handigheid met grafische pakketten en affiniteit met overige digitale systemen en technische toepassingen (zoals mobiele telefoons) is onontbeerlijk.

We gaan graag in gesprek met kandidaten die zich herkennen in de volgende competenties:

Samenwerken
Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
Plannen en organiseren
Bewaren van overzicht
Creativiteit
Klantgericht
Initiatiefrijk
Stressbestendig

Uiteraard zoeken we een zelfstandige, representatieve secretaresse met een groot verantwoordelijkheidsgevoel, die zich zaken snel eigen maakt, de rol van gastvrouw graag op zich neemt en geen 9 tot 5 mentaliteit heeft. Onze voorkeur gaat uit naar kandidaten die in ieder geval op dinsdag en vrijdag willen werken. We kunnen 18 uur per week aanbieden; de mogelijkheid bestaat dat we de uren incidenteel uitbreiden tot maximaal 24 uur als het werk daarom vraagt of als de andere secretaresse met vakantie is. We bieden een jaarcontract aan.

Aanbod en procedure

Afhankelijk van je opleiding en ervaring bedraagt het salaris tussen € 2.200,= en € 2.800,= bruto per maand op basis van 40 uur. De inschrijftermijn voor deze functie sluit op 15 juni 2014. We lezen graag waarom deze functie jou op het lijf geschreven is. Wij voeren de eerste ronde gesprekken op 20 juni, de tweede ronde gesprekken in de week van 23 juni en we willen de procedure uiterlijk einde van de maand afronden.